La digitalisation n’est pas uniquement réservée aux entreprises et aux particuliers. Les structures publiques, telles que les collectivités, utilisent souvent des processus désuets qui ne facilitent pas la fluidité de leurs services. Ainsi, une modernisation s’impose souvent comme la solution la plus efficace. Cogis s’est alors donné pour mission d’apporter les meilleures solutions logicielles pour améliorer les process administratifs des collectivités, et leur donner une image plus moderne.
Une gestion plus efficiente de la file d’attente
Chaque collectivité est différente, avec des problématiques particulières et a donc besoin de solutions spécifiques pour les gérer. Pourtant, il y a une problématique commune à la plupart des collectivités qui n’ont pas encore fait le saut vers la digitalisation : il s’agit des difficultés de gestion de la file d’attente. Cela aboutit le plus souvent à un désordre total au niveau de l’organisation et une attente interminable des visiteurs.
Si vous éprouvez également de telles difficultés pour l’organisation de la file d’attente au sein de votre entité, Cogis a pour vous la solution idéale. Avec son programme de gestion de files d’attente pour collectivité FLEXWAITii, c’est tous vos processus d’accueil des visiteurs qui sont automatisés. Ce dernier s’occupe d’accueillir vos visiteurs, et de les orienter en fonction du motif de leur visite. Ainsi, vos agents seront plus efficaces en se concentrant sur les tâches plus importantes tandis que vos usagers bénéficieront d’un accueil rapide et chaleureux. Ainsi, avec FLEXWAITii, Cogis vous promet une salle d’attente désengorgée et moins de désagrément pour vos visiteurs.
Une borne d’accueil interactive pour faciliter l’accès à l’information
Grâce à sa solution TIM TAM TOM, Cogis innove en rendant les visiteurs de votre structure autonomes dans leurs quêtes d’informations. Concrètement, c’est un programme innovant qui peut être intégré à vos bornes d’accueil ou à vos écrans. Cette solution permet d’accueillir vos visiteurs, en les interpellant dès leur arrivée. Ils pourront alors s’identifier avec leur pièces d’identité, un QR code ou tout autre document administratif. Cette borne pourra ensuite leur fournir des informations sur leur rendez-vous, les horaires d’ouvertures, ou même l’avancement de leur dossier sans l’intervention d’un agent.
Pour les usagers ayant un rendez-vous, la solution TIM TAM TOM permet une visite guidée à travers vos couloirs et prévient l’agent qui doit les recevoir. C’est un outil puissant qui permet de mettre à la disposition de vos visiteurs, toutes les informations utiles afin de rendre leur visite moins stressante.
L’affichage légal simple et digitalisé avec Cogis
Avec l’accumulation des documents d’affichage obligatoire, respecter le droit à l’information des citoyens devient vite un casse-tête pour certains établissements. En effet, le manque d’espace sur les panneaux d’affichage rend difficile, voire impossible, l’affichage de nouvelles informations sans en éclipser d’autres. De plus, avec tout le travail que demande l’affichage papier (impression, organisation des affiches sur le panneau, l’archivage, l’envoie de certificat, etc.), vos équipes gaspillent des ressources importantes : le temps et leur énergie.
Heureusement qu’en créant DEMATii, Cogis peut simplifier l’affichage légal et permettre à vos employés d’affecter plus de temps et d’énergie aux tâches d’intérêt supérieur. DEMATii, numérise l’affichage légal de façon à supprimer toutes contraintes ou difficultés. Ainsi, il suffit de programmer la période d’affichage d’une information et le logiciel s’occupe du reste.
Pourquoi traîner les vieux process peu efficaces et trop contraignants quand on a à portée de main une solution technologique efficace et autonome ? D’ailleurs, ce que Cogis peut apporter à votre collectivité, va au-delà de l’amélioration de l’accueil au sein de votre structure. Cogis, permet à votre collectivité de se créer une image moderne et d’améliorer de façon générale la productivité de vos employés.
